1. Giới thiệu
Chức năng Chấm công tích hợp các máy chấm công, cho phép đơn vị quản lý và theo dõi hoạt động vào - ra, đi trễ về sớm, thời gian làm việc của nhân viên/người lao động một cách tự động.
2. Hướng dẫn sử dụng:
2.1 Khởi tạo, quản lý chấm công:
Mục đích sử dụng: hỗ trợ khởi tạo, quản lý thông tin bảng chấm công nhân viên theo thời gian.
Vị trí tính năng: Phân hệ “Chấm công” > “Chấm công”
2.2. Thiết lập quy tắc chấm công:
Vị trí tính năng: Phân hệ “Chấm công” > Trình đơn “Quy tắc chấm công”.
Quy tắc ngoài giờ: hỗ trợ thiết lập thông tin tính làm ngoài giờ cho nhân viên, vd: thiết lập làm ngoài giờ ngày làm bình thường, được tính lên gấp rưỡi (1.5 lần).
Quy tắc đi trễ: hỗ trợ thiết lập thông tin phạt nhân viên đi trễ, vd: thiết lập đi trễ 30p sẽ tính phạt là trễ 2 tiếng đồng hồ.
Quy tắc vắng mặt: hỗ trợ thiết lập thông tin phạt nhân viên vắng mặt, vd: thiết lập vắng mặt 1 lần, thời gian vắng mặt được tính lên gấp rưỡi (1.5 lần).
Quy tắc thời gian khác: hỗ trợ thiết lập một số khung thời gian theo quy khác của đơn vị (về sớm, công tác bên ngoài…)
2.3. Tạo bảng chấm công nhân viên:
Thực hiện ghi nhận thông tin chấm công vào / ra bằng tại tính năng “Đăng nhập / Đăng xuất” (1) (đây cũng là giao diện mặc định khi chọn mở phân hệ “Chấm công”).
Nhấp chọn biểu tượng (2) một lần lần để ghi nhận giờ vào, nhấp chọn lại biểu tượng này lần thứ hai để ghi nhận giờ ra.
Truy cập trình đơn “Quản lý Vào/Ra” > “Chấm công” để tra cứu toàn bộ thông tin chấm công vào/ra của nhân viên.
Tuỳ chọn trình đơn “Quản lý Vào/Ra” > “Bảng chấm công”, để tổng hợp thông tin chấm công hàng kỳ cho nhân viên.
Khởi tạo bảng chấm công, tuỳ chọn tên nhân viên (1), khoảng thời gian cần tổng hợp chấm công (2), nhấp chọn “Lấy thông tin chấm công” (3).
Hệ thống sẽ kiểm tra và đồng bộ thông tin chấm công của nhân viên này vào danh sách “Chấm công” (4) bên dưới, có thể kiểm tra, hiệu chỉnh lại dữ liệu giờ vào/ra, thông tin đi trễ, về sớm, làm ngoài giờ, trạng thái của ngày công và ghi chú.
Hoàn tất quá trình rà soát dữ liệu chấm công của nhân viên, nhấp chọn “Tính toán dữ liệu chấm công” (5) để hệ thống hỗ trợ cập nhật vào bảng “Dữ liệu chấm công đã tính” (6).
Việc tuỳ chỉnh thông tin (giờ vào/ra, đi trễ, về sớm, ngoài giờ…) cho bảng chấm công, người dùng cần thực hiện tuỳ chỉnh trên từng dòng dữ liệu sau khi đã nhấp chọn tính năng lấy thông tin chấm công như đã nói ở trên. Việc thực hiện này có thể sẽ gây mất nhiều thời khi phải thao tác trực tiếp trên giao diện xử lý của hệ thống.
Người dùng có thể xuất dữ liệu bảng chấm công này thành tập tin (*.excel) lưu về máy tính để thuận tiện hơn trong việc thực hiện tuỳ chỉnh.
Tại giao diện danh sách bảng chấm công, đánh dấu chọn thông tin nhân viên và xuất dữ liệu.
(1) Tuỳ chọn dạng dữ liệu xuất hỗ trợ cập nhật dữ liệu, định dạng tập tin Excel.
(2) Danh sách trường dữ liệu hỗ trợ xuất dữ liệu.
(3) Trường dữ liệu đã chọn để xuất dữ liệu.
(4) Nút chức năng thực thi xuất tập tin.
Sau khi xuất tập tin dữ liệu thành công, người dùng lưu ý nội dung nhập liệu như sau:
