Nghiệp vụ Kho – Nhập kho

Sửa đổi trên: Wed, 15 Tháng 12, 2021 tại 1:47 CH

iKeToan - Hướng dẫn nghiệp vụ

I. Giới thiệu:

Nội dung tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách thực hiện một số nghiệp vụ kế toán về Kho – Nhập kho trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:

1. Nhập kho hàng mua đang đi đường

2. Nhập kho thành phẩm sản xuất

3. Nhập kho NVL dùng cho sản xuất không sử dụng hết

4. Nhập kho hàng bán bị trả lại

5. Hàng gửi đi gia công nhập lại kho

6. Nhập kho hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược

7. Nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công

II. Hướng dẫn:

1. Nhập kho hàng mua đang đi đường:

1.1. Định khoản:

Nợ TK 152, 156 Giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho

Có TK 151 Hàng mua đi đường

1.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh nghiệp vụ Nhập kho hàng do kỳ trước hàng mua có hóa đơn về trước nhưng hàng đang đi đường chưa về nhập kho

- Cuối kỳ kế toán trước, vật tư, hàng hóa mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho, kế toán sẽ ghi nhận và kê khai hóa đơn và hạch toán vào hàng mua đang đi đường

- Sang kỳ kế toán tiếp theo, khi hàng về nhân viên đề nghị nhập kho

- Kế toán kho lập Phiếu nhập kho cho hàng mua đi đường, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

- Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

1.3. Các bước thực hiện:

Nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về, kê khai hóa đơn đầu vào:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Bảng Quản lý mua vào: “Hóa đơn mua vào” > “Tạo mới” > nhập thông tin hóa đơn mua vào (mẫu số, kí hiệu, nhà cung cấp, mã số thuế, hình thức thanh toán,...) > nhập thông tin hàng hóa (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá,...) > “Lưu”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Phiếu nhập, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi.

Khi nhận được hàng, lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu nhập” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu nhập (người giao, nhà cung cấp, mã số thuế, địa chỉ, phương thức nhập, lý do nhập, hình thức thanh toán,...) > nhập thông tin hàng hóa nhập kho (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng,...) > “Ghi (F5)”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

Người dùng có thể tạo Phiếu nhập bằng cách chọn chứng từ liên kết từ Hóa đơn mua vào đã được lập và ngược lại.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn mua vào, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi.

2. Nhập kho thành phẩm sản xuất:

2.1. Định khoản:

Nợ TK 152, 155 Giá trị vật tư, hàng hóa, thành phẩm nhập kho

Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

2.2. Mô tả nghiệp vụ:

Đối với những vật tư, thành phẩm do đơn vị tự sản xuất hoặc thuê gia công ngoài, sau khi hoàn thiện sẽ được mang về nhập kho:

- Kế toán kho lập Phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

- Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

2.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

3. Nhập kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất không sử dụng hết:

3.1. Định khoản:

Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 621, 623, 627

3.2. Mô tả nghiệp vụ:

Đối với những nguyên vật liệu được xuất ra để sản xuất, sau khi sản xuất thành phẩm xong còn thừa sẽ được mang về nhập kho:

- Quá trình sản xuất kết thúc, đối với những nguyên vật liệu xuất thừa bộ phận sản xuất sẽ lập đề nghị nhập kho.

- Kế toán kho lập Phiếu nhập kho nguyên vật liệu thừa, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

- Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

3.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

4. Nhập kho hàng bán bị trả lại:

4.1. Định khoản:

Nợ TK 152, 155, 156

Có TK 632 Giá vốn hàng bán

4.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Nhân viên bán hàng đề nghị nhập kho hàng bị trả lại

- Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Căn cứ vào Phiếu kho, thủ kho nhập kho hàng bị trả lại và ghi Sổ kho

- Kế toán ghi sổ kế toán kho.

4.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn mua vào, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi.

5. Hàng gửi đi gia công nhập lại kho:

5.1. Định khoản:

Nợ TK 152, 155, 156 Giá trị nguyên liệu, hàng hoá sau gia công

Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

5.2. Mô tả nghiệp vụ:

Đối với những nguyên vật liệu được được gửi đi gia công, sau khi gia công xong được gửi trả lại sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Kế toán kho lập Phiếu nhập kho hàng gửi đi gia công chế biến, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

- Căn cứ vào phiếu nhập kho, Thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào Phiếu nhập kho.

- Thủ kho ghi sổ kho, còn Kế toán ghi sổ kế toán kho.

5.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

6. Nhập kho hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược:

6.1. Mô tả nghiệp vụ:

Khi nhận hàng giữ hộ, hàng gửi bán từ các đơn vị khác thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Doanh nghiệp thực hiện lập biên bản xác nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất của số hàng hóa nhận giữ hộ, nhận giử bán.

- Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp tiến hàng nhập kho số lượng hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gửi bán…

- Kế toán theo dõi riêng trên sổ quản trị hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược chi tiết về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại

Lưu ý:

- Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

- Khi nhận hàng hàng giữ hộ, nhận hàng gửi bán, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ hàng hóa nhận bán đại lý trong phần thuyết minh báo cáo tài chính: chi tiết về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại.

=> Toàn bộ hàng hóa nhận bán hộ, ký quỹ, ký cược sẽ được phản ánh vào chỉ tiêu tại mục b thuộc nội dung 29 "Các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán” (TT 200) và "Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, nhận cầm cố, thế chấp" tại mục b thuộc nội dung 14 "Các khoản mục ngoài Báo cáo tình hình tài chính" trên Thuyết minh Báo cáo tài chính (TT 133)

6.2 Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In,..” theo nhu cầu sử dụng.

7. Nhập kho hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công:

7.1. Mô tả nghiệp vụ:

Khi nhận hàng giữ hộ, nhận hàng gia công từ các đơn vị khác thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Doanh nghiệp thực hiện lập biên bản xác nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất của số hàng hóa nhận giữ hộ, gia công

- Sau khi lập biên bản thì doanh nghiệp tiến hành xử lý như sau:

- Doanh nghiệp tự theo dõi trên sổ quản trị hàng nhập kho số lượng vật tư, hàng hóa nhận gia công…

- Doanh nghiệp chỉ theo dõi riêng phần vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công... kế toán không tiến hành ghi sổ về đối tượng hàng hóa này.

Lưu ý:

- Khi nhận vật tư, hàng hàng giữ hộ, nhận hàng gia công doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán đại lý trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.

- Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, gia công... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

=> Toàn bộ hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công sẽ được phản ánh vào chỉ tiêu "Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, gia công, nhận ủy thác" tại mục b thuộc nội dung 29 "Các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán" (TT 200) và "Tài sản nhận giữ hộ, Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, gia công, nhận ủy thác” tại mục b thuộc nội dung 14 "Các khoản mục ngoài Báo cáo tình hình tài chính" trên Thuyết minh Báo cáo tài chính (TT 133)

7.2 Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Chọn Kho hàng (nếu có) trên phiếu nhập để nhập kho vật tư, hàng hóa tương ứng.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In,..” theo nhu cầu sử dụng.