Nghiệp vụ Kho – Xuất kho

Sửa đổi trên: Wed, 15 Tháng 12, 2021 tại 1:58 CH

iKeToan - Hướng dẫn nghiệp vụ

I. Giới thiệu:

Nội dung tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách thực hiện một số nghiệp vụ kế toán về Kho - Xuất kho trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:

1. Xuất kho NVL cho hoạt động sản xuất

2. Xuất NVL cho hoạt động đầu tư XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ

3. Xuất NVL, hàng hóa góp vốn, đầu tư vào công ty khác

4. Xuất kho bán hàng

5. Xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ

6. Xuất hàng cho các đơn vị (chi nhánh) hạch toán phụ thuộc

7. Xuất trả lại hàng mua

II. Hướng dẫn

1. Xuất kho nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất:

1.1. Định khoản:

Nợ TK 154, 621, 623, 627

Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu.

1.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc đơn hàng của khách hàng trong kỳ, trưởng bộ phận sản xuất sẽ lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng

- Căn cứ vào lệnh sản xuất kế toán kho hoặc người chịu trách nhiệm sẽ đề nghị xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

1.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,...), chọn kho hàng xuất đi - kho đến (nếu có) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng,...) > “Ghi (F5)”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

2. Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động đầu tư XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ:

2.1. Định khoản:

Nợ TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang.

Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu.

2.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi có nhu cầu xuất nguyên liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

- Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, sau đó đem đi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ.

2.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

3. Xuất nguyên vật liệu, hàng hoá góp vốn, đầu tư vào công ty khác:

3.1. Định khoản:

Nợ TK 222, 228

Có TK 152, 156

3.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi có nhu cầu xuất nguyên liệu, hàng hoá đưa đi góp vốn vào công ty liên doanh, liên kết hoặc đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.

- Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

- Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, hàng hóa, sau đó đem đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát hoặc vào công ty liên kết.

3.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

4. Xuất kho bán hàng:

4.1. Định khoản:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 155, 156

4.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho bán vật tư, hàng hóa, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Nhân viên bán hàng đề nghị xuất kho hàng bán.

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá.

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

- Nhân viên nhận hàng và giao lại cho khách hàng.

4.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

5. Xuất hàng hoá mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ:

5.1. Định khoản:

Nợ TK 641, 642 (Thông tư 200)

Nợ TK 6421, 6422 (Thông tư 133)

Nợ TK 242, 211

Có TK 156 Hàng hóa

5.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh xuất hàng hóa đi biếu tặng (không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác...); tiêu dùng nội bộ...

- Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

- Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng

- Kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí bán hàng nội bộ

5.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

6. Xuất hàng cho các đơn vị (chi nhánh) hạch toán phụ thuộc:

6.1. Định khoản:

- Trường hợp không ghi nhận doanh thu giữa các khâu trong nội bộ, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT:

Nợ TK 136 Phải thu nội bộ

Có TK 155, 156

- Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 155, 156

6.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi có yêu cầu xuất hàng cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào lệnh điều động nội bộ của công ty về việc chuyển hàng cho các đơn vị trực thuộc hoặc cửa hàng ở khác địa phương, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa

- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá

- Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

- Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó vận chuyển tới các đơn vị hạch toán phụ thuộc.

6.3. Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

7. Xuất trả lại hàng mua:

Mục “Xuất trả lại hàng mua” người dùng xem tài liệu “Mua hàng” > “Trả lại hàng đã mua về nhập kho”