Mua hàng – Mua hàng (2)

Sửa đổi trên: Wed, 15 Tháng 12, 2021 tại 2:02 CH

iKeToan - Hướng dẫn nghiệp vụ

9. Mua hàng có chiết khấu thương mại:

9.1 Định khoản:

Trường hợp chiết khấu thương mại giảm trừ ngay trên hóa đơn mỗi lần mua hàng

Nợ TK 152, 156... Giá mua đã trừ chiết khấu thương mại, chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331... Tổng tiền thanh toán

Trường hợp chiết khấu thương mại được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn lần cuối cùng.

Nếu hàng hóa mua về vẫn còn tồn trong kho

Nợ TK 152, 156... Giá trị hàng mua lần cuối trừ đi toàn bộ chiết khấu thương mại được hưởng

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331... Tổng tiền thanh toán

Nếu hàng hóa mua về nhập kho trước đó đã tiêu thụ 1 phần

Nợ TK 152, 156... Giá trị hàng mua lần cuối trừ chiết khấu thương mại không bao gồm phần hàng được tiêu thụ

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 632 Giá trị chiết khấu thương mại tương ứng với hàng hóa đã tiêu thụ

Có TK 111, 112, 331... Tổng tiền thanh toán

9.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi ký hợp đồng hoặc đơn đặt hàng giữa đơn vị và nhà cung cấp thỏa thuận nếu mua hàng với số lượng lớn đơn vị sẽ được hưởng chiết khấu thương mại theo tỷ lệ % hoặc số tiền. Khi đó, quy trình mua hàng thực hiện như sau:

Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua hàng gửi trưởng bộ phận/Giám đốc phê duyệt.

Nhân viên mua hàng tổng hợp các đề nghị mua hàng, tìm kiếm và đề xuất nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.

Nhân viên mua hàng thỏa thuận số lượng, giá cả, chiết khấu được hưởng trong trường hợp mua nhiều và lập đơn mua hàng.

Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, khi hàng về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.

Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.

Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.

Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào. Đồng thời hạch toán chiết khấu thương mại trên hóa đơn.

Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.

Trường hợp chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

9.3 Các bước thực hiện:

Lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu nhập” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu nhập (người giao, nhà cung cấp, mã số thuế, địa chỉ, phương thức nhập, lý do nhập, hình thức thanh toán,...) > nhập thông tin hàng hóa nhập kho (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng,...) > “Ghi (F5)”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn mua vào, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi.

Khai báo thông tin hóa đơn mua hàng khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Bảng Quản lý mua vào: “Hóa đơn mua vào” > “Tạo mới” > nhập thông tin hóa đơn mua vào (mẫu số, kí hiệu, nhà cung cấp, mã số thuế, hình thức thanh toán,...) > nhập thông tin hàng hóa (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá,...) > “Lưu”.

Lưu ý: Người dùng có thể lập hóa đơn mua vào bằng cách chọn chứng từ liên kết từ Phiếu nhập đã được lập và ngược lại.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Phiếu nhập, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi.

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng:

(xem Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

10. Hàng về trước hoá đơn về sau:

10.1 Định khoản:

Khi hàng về mà chưa có hóa đơn GTGT:

Nợ TK 152, 156... Tiền hàng chưa có thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331...

Sau khi nhận được hóa đơn GTGT:

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (Số tiền thuế GTGT)

Có TK 111, 112, 331...

10.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi mua hàng về mà chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho bình thường nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT đầu vào. Khi nào nhận được hóa đơn sẽ hạch toán bổ sung phần thuế GTGT của hóa đơn mua hàng.

10.3 Các bước thực hiện:

Khi nhận được hàng, lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Khai báo thông tin hóa đơn mua hàng khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Người dùng có thể lập hóa đơn mua vào bằng cách chọn chứng từ liên kết từ Phiếu nhập đã được lập và ngược lại.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Phiếu nhập, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi.

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng:

(xem Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

11. Hoá đơn về trước hàng về sau:

11.1 Định khoản:

Khi nhận được hóa đơn mà hàng chưa về

Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán

Sau khi hàng về

Nợ TK 152, 156...

Có TK 151 Hàng mua đang đi đường

11.2 Mô tả nghiệp vụ:

Trường hợp cuối kỳ kế toán, công ty đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhập kho, khi đó căn cứ vào hóa chứng từ kế toán sẽ ghi nhận hàng mua đang đi đường. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán.

11.3 Các bước thực hiện:

Nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, kê khai hóa đơn đầu vào:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Khi nhận được hàng, lập phiếu nhập kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Lưu ý: Người dùng có thể tạo phiếu nhập bằng cách chọn chứng từ liên kết từ Hóa đơn mua vào đã được lập và ngược lại.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng:

(xem Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

12. Mua dịch vụ:

12.1 Định khoản:

Nợ TK 156, 641, 642... Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán

12.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh nhu cầu sử dụng dịch vụ thì thông thường quy trình thực hiện tại đơn vị như sau:

Bộ phận có nhu cầu/Bộ phận hành chính đề nghị mua dịch vụ, trình Giám đốc duyệt.

Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên mua hàng sẽ đề xuất lựa chọn nhà cung cấp (trường hợp chưa có nhà cung cấp tin cậy) trình Giám đốc duyệt.

Nhân viên mua hàng thỏa thuận với nhà cung cấp về việc cung ứng dịch vụ và giá cả.

Nhân viên mua hàng làm hợp đồng hoặc đơn mua hàng, gửi Giám đốc duyệt và chuyển cho nhà cung cấp.

Nhà cung cấp thực hiện cung ứng dịch vụ.

Nhân viên mua hàng, bộ phận sử dụng xác nhận dịch vụ cung ứng hoàn thành.

Nhà cung cấp xuất hóa đơn và chuyển cho kế toán.

Kế toán ghi nhận chi phí dịch vụ, kê khai hóa đơn và hoàn thiện thủ tục thanh toán với nhà cung cấp (Trường hợp chưa thanh toán thì ghi nhận và theo dõi công nợ).

12.3 Các bước thực hiện:

Nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, kê khai hóa đơn đầu vào:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng:

(xem Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

13. Giảm giá hàng đã mua về nhập kho:

13.1 Định khoản:

Nợ TK 111, 112, 331... Số tiền giảm giá hàng mua

Có TK 156

Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

13.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua.

Nhân viên mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp và chuyển cho kế toán mua hàng

Kế toán mua hàng hạch toán khoản giảm giá hàng mua và ghi sổ kế toán

13.3 Các bước thực hiện:

Nhận được hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Nếu không giảm trừ công nợ, doanh nghiệp thu tiền mặt hoặc thu tiền gửi từ nhà cung cấp:

(xem Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

14. Giảm giá hàng mua về không qua kho:

14.1 Định khoản:

Nợ TK 111, 112, 331... Số tiền giảm giá hàng mua

Có TK 621, 623, 627, 641...

Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

14.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi hàng mua về được đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua.

Nhân viên mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp và chuyển cho kế toán mua hàng

Kế toán mua hàng hạch toán khoản giảm giá hàng mua và ghi sổ kế toán

14.3 Các bước thực hiện:

Nhận được hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Nếu không giảm trừ công nợ, doanh nghiệp thu tiền mặt hoặc thu tiền gửi từ nhà cung cấp:

(xem Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

15. Trả lại hàng đã mua về nhập kho:

15.1 Định khoản:

Nợ TK 111, 112, 331... Số tiền hàng mua bị trả lại

Có TK 156

Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

15.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.

Nhân viên mua hàng đề nghị xuất kho để trả lại hàng.

Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

Kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng mua bị trả lại.

Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi Thẻ kho.

Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại

Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa hàng trả lại cho nhà cung cấp.

Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho

15.3 Các bước thực hiện:

Lập phiếu xuất kho:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu xuất” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu xuất (người nhận, mã số thuế, địa chỉ, phương thức xuất, lý do xuất,...) > nhập thông tin hàng hóa xuất kho (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng,...) > “Ghi (F5)”.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Hóa đơn đầu ra, Phiếu thu, Giấy báo có.

Lập hóa đơn GTGT:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Bảng Quản lý bán ra: “Hóa đơn bán ra” > “Tạo mới” > nhập thông tin hóa đơn bán ra (mẫu số, kí hiệu, khách hàng, mã số thuế, hình thức thanh toán,...) > nhập thông tin hàng hóa (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá,...) > “Lưu”.

Lưu ý: Người dùng có thể tạo hóa đơn bán ra bằng cách chọn chứng từ liên kết từ Phiếu xuất đã được lập và ngược lại.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng hoặc chuyển đến các chứng từ liên kết: Phiếu xuất, Phiếu thu, Giấy báo có

Trường hợp chọn phương thức giảm trừ là Thu tiền mặt hoặc Thu tiền gửi:

(xem tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)

16. Trả lại hàng đã mua về không qua kho:

16.1 Định khoản:

Nợ TK 111, 112, 331... Số tiền hàng mua bị trả lại

Có TK 621, 623, 627, 641...

Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

16.2 Mô tả nghiệp vụ:

Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.

Nhân viên mua hàng làm thủ tục để xuất lại hàng bị trả.

Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại

Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa đơn hàng trả lại cho nhà cung cấp.

Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho

16.3 Các bước thực hiện:

Lập hóa đơn GTGT:

Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

Bảng Quản lý bán ra: “Hóa đơn bán ra” > “Tạo mới” > nhập thông tin hóa đơn bán ra (mẫu số, kí hiệu, khách hàng, mã số thuế, hình thức thanh toán,...) > nhập thông tin hàng hóa (mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá,...) > “Lưu”.

Lưu ý: Người dùng có thể tạo hóa đơn bán ra bằng cách chọn chứng từ liên kết từ Phiếu xuất đã được lập và ngược lại.

Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > nhập thông tin và hạch toán nghiệp vụ tương ứng > “Ghi (F5)”.

Trường hợp chọn phương thức giảm trừ là Thu tiền mặt hoặc Thu tiền gửi:

(xem tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Quỹ và Ngân hàng)