HR24  - Thiết lập cơ bản


1. Giới thiệu

Nội dung này hướng dẫn người dùng một số thao tác cơ bản trong việc nhập, truy xuất dữ liệu thông tin về phòng ban, vị trí công việc và thông tin chi tiết về người lao động.


2. Hướng dẫn sử dụng

2.1 Thao tác sử dụng

Vùng nhập liệu



Vùng nhập liệu thường (1): là vùng nhập liệu hỗ trợ hầu hết trong toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự. Dữ liệu tại đây cơ bản thuộc về thông tin của 1 bảng tính năng nhất định, có thể tuỳ chỉnh bởi người dùng nội bộ.


Vùng nhập liệu tuỳ chọn theo danh mục (2): là vùng nhập liệu người dùng có thể tuỳ chọn thông tin tại đây từ 1 danh sách dữ liệu có sẵn trong hệ thống quản lý nhân sự.


Danh sách dữ liệu có sẵn này là bảng dữ liệu được cung cấp mặc định từ hệ thống, hoặc đã được người dùng thiết lập trước tại bảng tính năng khác.


Khi thực hiện nhập liệu có thể chọn nhanh thông tin mà không phải thao tác nhập thông tin chi tiết. Thông tin danh mục tuỳ chọn có thể được chỉnh sửa lại thông qua biểu tượng mở rộng giao diện (tuỳ trường dữ liệu có hỗ trợ hoặc không), hoặc chỉnh sửa chi tiết tại 1 bảng tính năng cụ thể của danh mục này.



Vùng tính năng mở rộng:

 Đa phần mỗi bảng dữ liệu đều có vùng tính năng mở rộng bên dưới vùng nhập liệu.



     (1) Gửi tin: hỗ trợ biên soạn nội dung để gửi thư điện tử.

     (2) Ghi chú: hỗ trợ ghi nhận thông tin lưu ý riêng của người dùng nội bộ.

     (3) Lên công việc: hỗ trợ tạo thông tin công việc cần thực hiện của người dùng nội bộ.

     (4) Đính kèm: hỗ trợ hiển thị toàn bộ thông tin đính kèm của bảng dữ liệu này.

     (5) Theo dõi: hỗ trợ thêm tài khoản người dùng nội bộ / nhóm theo dõi bảng dữ liệu này.

2.2. Hình thức nhập liệu:

Người dùng thực hiện nhập liệu trực tiếp trên giao diện sử dụng của hệ thống quản lý nhân sự. Ngoài ra, có thể thực hiện nhập / xuất dữ liệu từ những nguồn dữ liệu khác vào hệ thống (cần hỗ trợ cách thực hiện từ nhà cung cấp dịch vụ / quản trị viên hệ thống tại đơn vị).


Nhập dữ liệu:

Bạn có thể nhập dữ liệu về bất kỳ đối tượng nào bằng định dạng Excel (.xlsx) hoặc CSV (.csv): danh bạ, phòng ban, vị trí công việc…

Mở dạng xem của đối tượng bạn muốn điền và nhấp vào Nhập.




 Tuỳ bảng dữ liệu, có thể được cung cấp sẵn tập tin mẫu nhập liệu (dạng excel) mà bạn có thể dễ dàng điền vào dữ liệu của riêng mình.


 

Thao tác nhập liệu tập tin mẫu:

Thêm, xóa và sắp xếp các cột để phù hợp nhất với cấu trúc dữ liệu của bạn.

Người dùng không nên xóa cột ID của 1 dòng thông tin dữ liệu.

Thiết lập một ID duy nhất cho mọi bản ghi bằng cách kéo trình tự ID xuống dưới. Thông tin ID này được quản lý bên trong hệ thống (theo phương diện kĩ thuật), sẽ không hiển thị trên giao diện người dùng.



Khi người dùng tạo thêm cột mới trong tập tin mẫu nhập liệu, hệ thống có thể không tự động ánh xạ cột đó nếu tiêu đề cột thông tin không phù hợp với bất kỳ trường nào trong hệ thống. Người dùng có thể tuỳ chọn ánh xạ các cột mới theo cách thủ công trong quá trình nhập. Tìm kiếm danh sách cho trường tương ứng.

 

Để tạo lại mối quan hệ giữa các bản ghi khác nhau, người dùng nên sử dụng số nhận dạng duy nhất từ ứng dụng gốc và ánh xạ nó vào cột ID (ID bên ngoài).


Khi nhập một bản ghi khác liên kết đến bản ghi đầu tiên, hãy sử dụng XXX / ID (XXX / ID bên ngoài) cho số nhận dạng duy nhất ban đầu. Người dùng cũng có thể tìm thấy bản ghi này bằng cách sử dụng tên của nó nhưng sẽ gặp khó khăn nếu ít nhất 2 bản ghi có cùng tên.


ID cũng sẽ được sử dụng để cập nhật quá trình nhập ban đầu nếu người dùng cần nhập lại dữ liệu đã sửa đổi sau đó, do đó, nên chỉ định nó bất cứ khi nào có thể.


Xuất dữ liệu:

Trong bảng dữ liệu, chuyển hiển thị về dạng danh sách (1), đánh dấu chọn dòng thông tin cần xuất dữ liệu (2), bên phải xuất hiện thanh công cụ mở rộng, nhấn chọn Xuất (3).



Một hộp thoại sẽ xuất hiện với tất cả các trường có sẵn trong dữ liệu. Người dùng nhấn chọn dạng dữ liệu và định dạng tập tin cần xuất, tuỳ chọn từ bảng thông tin trường khả dụng để thêm qua bảng các trường để trích xuất.


Hãy nhấp vào Lưu danh sách trường, đặt tên và lưu cho tệp dữ liệu xuất (là tùy chọn thực hiện, không mang tính bắt buộc, nhưng nên thực hiện để không mất thời gian cho những lần xuất dữ liệu về sau).


Nhấn chọn nút Xuất ra tập tin để xuất dữ liệu kết quả thành tập tin Excel / CSV, lưu về máy tính của người dùng.



(1): Tuỳ chọn dạng dữ liệu dữ liệu xuất có (không) hỗ trợ nhập dữ liệu vào lại hệ thống.

(2): Tuỳ chọn định dạng tập tin dữ liệu xuất (Excel / CSV)

(3): Trường dữ liệu của hệ thống quản lý cho phép xuất dữ liệu.

(4): Trường dữ liệu đã lựa chọn để xuất.

(5): Bảng lưu danh sách trường dữ liệu cần xuất, hỗ trợ lưu nhiều bản khác nhau.

 



Copyright © TS24 Corp. All Rights Reserved