Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tạo và ký hợp đồng kinh kế trên phần mềm ContractSigning.
Hướng dẫn sử dụng
A. Danh mục bộ dữ liệu: Thiết lập các trường dữ liệu có trong hợp đồng kinh tế.
Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Danh mục dữ liệu của tôi.
I. Tạo trường dữ liệu hợp đồng kinh tế:
1. Nhấn Insert để hiện bảng thông tin nhập bộ dữ liệu, nhập đầy đủ thông tin.
2. Bấm nút Chấp nhận.
3. Bấm nút Chấp nhận lần nữa để thêm bộ dữ liệu.
4. Dòng dữ liệu thể hiện sau khi đã thêm thông tin bộ dữ liệu.
5. Bấm nút Tiếp tục.
II. Nhập trường dữ liệu: Có 3 cách nhập trường dữ liệu
+ Cách 1: Nhấn Insert để thêm dòng, nhập dữ liệu vào Mã cột và Tên cột. (7)
+ Cách 2: Sử dụng file mẫu để nhập trường dữ liệu và nạp file mẫu lên phần mềm. (8)
+ Cách 3: Bấm vào Lấy dữ liệu từ thông tin khách hàng/ đối tác, chọn thông tin từ bảng Thông tin chi tiết NLĐ đã có. (9)
Sau khi có trường dữ liệu bấm nút Tiếp tục.
Lưu ý:
- Key: Bắt buộc phải chọn trường dữ liệu là số hoặc chữ và số không dấu.
- Mật khẩu: Người dùng chọn 1 trường dữ liệu để làm mật khẩu mã hóa khi gửi Hợp đồng qua mail.
III. Nhập dữ liệu: Có 2 cách nhập dữ liệu:
+ Cách 1: Nhấn Insert/ F11 để thêm/ xóa dòng, nhập đầy đủ dữ liệu vào các cột trên form dữ liệu.
+ Cách 2: Bấm vào File mẫu để tải file về, nhập dữ liệu trên file mẫu rồi nạp vào form dữ liệu.
Sau khi hoàn tất bấm nút Hoàn thành.
B. Danh mục biểu mẫu hợp đồng: Tạo các mẫu hợp đồng kinh tế để sử dụng.
Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Mẫu hợp đồng của tôi.
I. Tạo mẫu hợp đồng kinh tế:
1. Nhấn Insert trên bàn phím để hiện bảng thông tin mẫu hợp đồng, nhập đầy đủ thông tin.
2. Bấm nút Chấp nhận.
3. Bấm nút Chấp nhận lần nữa để thêm mẫu hợp đồng.
4. Dòng dữ liệu thể hiện sau khi đã thêm thông tin mẫu hợp đồng.
5. Bấm nút Tiếp tục.
II. Chọn mẫu hợp đồng kinh tế: Có 2 cách:
+ Cách 1: Chọn mẫu hợp đồng đã có trên máy tính (7):
Người dùng tích vào ô Sử dụng mẫu từ file trong máy tính, bấm chuột vào … để tìm mẫu và nạp vào.
+ Cách 2: Chọn mẫu hợp đồng trên phần mềm (8,9):
Bấm chọn ở Loại hợp đồng, chọn Mẫu điện tử. Nhấp đúp vào hình kính lúp để xem trước mẫu.
- Sau khi chọn mẫu hợp đồng, bấm nút Tiếp tục.
- Tích chọn Sử dụng bộ dữ liệu (11), chọn bộ dữ liệu > bấm Tiếp tục.
III. Soạn thảo hợp đồng kinh tế:
Soạn thảo hợp đồng:
- Người dùng nhấp chuột trái chọn từng dữ liệu (12) kéo thả qua form hợp đồng kinh tế (13) theo đúng vị trí.
- Bấm vào nút Xem trước kết quả để xem dữ liệu trước khi xuất hợp đồng.
- Bấm Hoàn thành để lưu dữ liệu.
- Chèn tọa độ ký chữ ký số:
- Người dùng nhấp chuột phải trên giao diện mẫu hợp đồng tại vị trí muốn chữ ký số thể hiện, chọn Chèn tọa độ ký.
- Vị trí khi chèn tọa độ ký có thể di chuyển tùy theo nhu cầu của người dùng.
- Bấm Hoàn thành để lưu dữ liệu.
C. Lập hợp đồng: Thiết lập từng Bộ dữ liệu hợp đồng tương ứng với Biểu mẫu hợp đồng.
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Lập hợp đồng.
- Lập hợp đồng:
1. Nhấn nút Insert trên bàn phím để hiện bảng nhập thông tin hợp đồng, nhập đầy đủ thông tin.
2. Bấm nút Chấp nhận.
3. Tích chọn vào hợp đồng cần kết xuất.
4. Bấm nút Kết xuất.
D. Xuất hợp đồng: Xuất ra các hợp đồng để ký, lưu vào HS lưu trữ và gửi hợp đồng qua Email.
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Xuất hợp đồng.
- Cách xuất dữ liệu:
1. Tích chọn Hợp đồng cần xuất.
2. Bấm Chấp nhận.
3. Nhấp đúp biểu tượng PDF để xem lại hợp đồng.
4. Nhấp đúp biểu tượng trang giấy để chỉnh sửa hợp đồng.
5. Tích chọn hợp đồng.
6. Xác nhận HĐ: Xác nhận để chuyển hợp đồng vào mục Quản lý hợp đồng. Trạng thái hợp đồng sẽ thay đổi thành Đã xác nhận.
7. Chia sẻ qua Google Drive: Chia sẻ hợp đồng qua Google Drive.
8. Gửi email: Gửi hợp đồng qua email cho khách hàng/ đối tác.
E. Tra cứu hợp đồng: Chức năng hỗ trợ tra cứu các hợp đồng đã lập/ ký.
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Quản lý hợp đồng.
- Tra cứu hợp đồng:
1. Nhập thông tin cần tra cứu hợp đồng.
2. Bấm nút Tra cứu.
3. Double vào file PDF để xem hợp đồng.
4. Tích chọn hợp đồng.
5. Các nút chức năng:
- Hoàn thành HĐ: Tích chọn hợp đồng đã hoàn thành và bấm Hoàn thành HĐ.
- Trình ký Email/ Cloud24: Trình ký hợp đồng qua email hoặc Cloud 24 cho người ký.
- Mở file HĐ đã ký: Chọn file hợp đồng đã ký từ dữ liệu dưới máy hoặc file được trình ký qua Cloud24.
- Gửi email: Chức năng gửi email cho NLĐ.
- Cập nhật HĐ: Đối với trường hợp NLĐ gửi file hợp đồng đã ký thông qua các phương tiện khác (zalo, messenger…), người dùng tải file đã ký về cập nhật lại vào hợp đồng.
- Xóa: Xóa hợp đồng trong Quản lý hợp đồng.
6. Ký trực tiếp: Ký hợp đồng bằng chữ ký số USB Token.
7. Ký RemoteSigner API: Ký hợp đồng từ xa thông qua API đã cấu hình.
8. Đồng bộ dữ liệu Google Drive: Hỗ trợ đồng bộ hợp đồng từ Google Drive về và thể hiện trạng thái CKS.
9. Trạng thái CKS: Thể hiện trạng thái chữ ký số trên hợp đồng.
10. Tình trạng HĐ: Thể hiện tình trạng của hợp đồng.
11. Xác nhận ký điện tử: Tích vào ô vuông xác nhận trên hợp đồng đã có chữ ký điện tử.
Bài viết liên quan