Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tạo và ký hợp đồng kinh kế trên phần mềm ContractSigning.
Hướng dẫn sử dụng
Yêu cầu chung:
- Tải ứng dụng Google Drive: https://www.google.com.vn/intl/vi/drive/download/. Cài đặt ứng dụng trên máy tính, đăng nhập bằng tài khoản email.
- Cấu hình Ký Số: Vào Tuỳ chọn > chọn Cấu hình Ký Số.
Tùy chọn hình thức Ký phù hợp của đơn vị, ví dụ tại đây chọn Ký trực tiếp và Ký Google Drive, đăng nhập tài khoản Google Drive.
- Cấu hình hiển thị chữ ký trên file PDF: Vào Tuỳ chọn > chọn Cấu hình Ký Số, kéo xuống phần Cấu hình hiển thị chữ ký số trên file PDF, tuỳ chọn để cấu hình chữ ký số. Bấm Lưu thông tin.
A. Danh mục bộ dữ liệu: Thiết lập các trường dữ liệu có trong hợp đồng kinh tế.
Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Danh mục dữ liệu của tôi.
I. Tạo trường dữ liệu hợp đồng kinh tế:
1. Nhấn nút Insert trên bàn phím để hiện bảng thông tin nhập bộ dữ liệu, nhập đầy đủ thông tin.
2. Bấm nút Chấp nhận.
3. Bấm nút Chấp nhận lần nữa để thêm bộ dữ liệu.
4. Dòng dữ liệu thể hiện sau khi đã thêm thông tin bộ dữ liệu.
5. Bấm nút Tiếp tục.
II. Nhập trường dữ liệu: Có 2 cách nhập trường dữ liệu
+ Cách 1: Bấm nút Insert trên bàn phím để thêm dòng, nhập dữ liệu vào Mã cột và Tên cột.
+ Cách 2: Bấm vào Lấy dữ liệu từ thông tin khách hàng/ đối tác, chọn thông tin từ bảng Thông tin khách hàng/ đối tác đã có.
Sau khi có trường dữ liệu bấm nút Tiếp tục.
III. Nhập dữ liệu: Có 2 cách nhập dữ liệu:
+ Cách 1: Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng, nhập đầy đủ dữ liệu vào các cột trên form dữ liệu.
+ Cách 2: Bấm vào File mẫu để tải file về, nhập dữ liệu trên file mẫu rồi nạp vào form dữ liệu.
Sau khi hoàn tất bấm nút Hoàn thành.
B. Danh mục biểu mẫu hợp đồng: Tạo các mẫu hợp đồng kinh tế để sử dụng.
Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Mẫu hợp đồng của tôi.
I. Tạo mẫu hợp đồng kinh tế:
1. Nhấn nút Insert trên bàn phím để hiện bảng thông tin mẫu hợp đồng, nhập đầy đủ thông tin.
2. Bấm nút Chấp nhận.
3. Bấm nút Chấp nhận lần nữa để thêm mẫu hợp đồng.
4. Dòng dữ liệu thể hiện sau khi đã thêm thông tin mẫu hợp đồng.
5. Bấm nút Tiếp tục.
II. Chọn mẫu hợp đồng kinh tế: Có 2 cách:
+ Cách 1: Chọn mẫu hợp đồng đã có trên máy tính (6):
Người dùng tích vào ô Sử dụng mẫu từ file trong máy tính, bấm chuột vào … để tìm mẫu và nạp vào.
+ Cách 2: Chọn mẫu hợp đồng trên phần mềm (7,8):
Bấm chọn ở Loại hợp đồng, chọn Mẫu điện tử. Nhấp đúp vào hình kính lúp để xem trước mẫu.
- Sau khi chọn mẫu hợp đồng, bấm nút Tiếp tục.
- Tích chọn Sử dụng bộ dữ liệu (10), chọn bộ dữ liệu > bấm Tiếp tục.
III. Soạn thảo hợp đồng kinh tế:
- Người dùng nhấp chuột trái chọn từng dữ liệu (12) kéo thả qua form hợp đồng kinh tế (13) theo đúng vị trí.
- Bấm vào nút Xem trước kết quả để xem dữ liệu trước khi xuất hợp đồng.
- Bấm Hoàn thành để lưu dữ liệu.
C. Lập hợp đồng: Thiết lập từng Bộ dữ liệu hợp đồng tương ứng với Biểu mẫu hợp đồng.
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Lập hợp đồng.
- Lập hợp đồng:
1. Nhấn nút Insert trên bàn phím để hiện bảng nhập thông tin hợp đồng, nhập đầy đủ thông tin.
2. Bấm nút Chấp nhận.
3. Tích chọn vào hợp đồng cần kết xuất.
4. Bấm nút Kết xuất.
D. Danh mục chia sẻ qua Google Drive:
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Danh mục chia sẻ Google Drive.
- Cách chia sẻ Google Drive:
+ Thêm dữ liệu hợp đồng kinh tế: Có 2 cách:
A. Thêm thủ công bằng cách bấm nút Insert trên bàn phím, nhập thông tin Người được chia sẻ, Email tài khoản được chia sẻ, chọn Loại hợp đồng.
B. Xuất File mẫu, nạp dữ liệu các thông tin Người được chia sẻ, Email tài khoản được chia sẻ, chọn Loại hợp đồng lên phần mềm.
+ Chia sẻ Google Drive:
1. Dữ liệu các thông tin Người được chia sẻ, Email tài khoản được chia sẻ, chọn Loại hợp đồng đã có.
2. Tích chọn dòng dữ liệu cần chia sẻ.
3. Bấm vào Lưu thông tin và khởi tạo chia sẻ để chia sẻ dữ liệu qua Google Drive.
Bấm vào Xoá thông tin để xoá chia sẻ dữ liệu qua Google Drive.
4. Đợi phần mềm chia sẻ dữ liệu và thông báo thành công, bấm Chấp nhận.
5. Sau khi chia sẻ thành công, tại ô Tình trạng chia sẻ và Tình trạng khởi tạo sẽ có dấu tích.
E. Xuất hợp đồng: Xuất ra các hợp đồng để ký, lưu vào HS lưu trữ và gửi hợp đồng qua Email.
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Xuất hợp đồng.
- Cách xuất dữ liệu:
1. Tích chọn Hợp đồng cần xuất.
2. Bấm Chấp nhận.
3. Nhấp đúp biểu tượng PDF để xem lại hợp đồng.
4. Nhấp đúp biểu tượng trang giấy để chỉnh sửa hợp đồng.
5. Tích chọn hợp đồng.
6. Lưu trữ hợp đồng: Lưu trữ hợp đồng trên phần mềm.
7. Chia sẻ qua Google Drive: Chia sẻ hợp đồng qua Google Drive.
8. Gửi emai: Gửi hợp đồng qua email cho khách hàng/ đối tác.
F. Tra cứu hợp đồng: Chức năng hỗ trợ tra cứu các hợp đồng đã lập/ ký.
- Vị trí: Trên thanh công cụ, chọn vào Hợp đồng > chọn Quản lý hợp đồng.
- Tra cứu hợp đồng:
1. Nhập thông tin cần tra cứu hợp đồng.
2. Bấm nút Tra cứu.
3. Double vào file PDF để xem hợp đồng.
4. Chọn hợp đồng cần đồng bộ dữ liệu Google Drive hoặc ký số.
5. Nhấn nút Đồng bộ dữ liệu Google Drive để đồng bộ dữ liệu về.
6. Trạng thái: sau khi đồng bộ dữ liệu từ Google Drive về sẽ thể hiện tình trạng của hợp đồng.
7. Nhấn nút Ký trực tiếp để ký hợp đồng khi hợp đồng kinh tế đã được khách hàng/ đối tác ký trước đó.
Lưu ý: Bên A không ký hợp đồng kinh tế trước khi khách hàng/ đối tác (bên B) đã ký.