Tổng quan
Nội dung bài viết giới thiệu về chức năng ký hợp đồng lao động điện tử trong hệ thống HR24 tích hợp với SafetySigning
Khái niệm về hợp động điện tử
Theo quy định tại Điều 33 và Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2005, định nghĩa hợp đồng điện tử được ghi:
Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.
Như vậy, đây là loại hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học,… Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản truyền thống.
Đặc điểm hợp đồng điện tử
Thực hiện giao kết bằng thông điệp điện tử
Việc giao kết, đề nghị giao kết, thực hiện giao kết, lưu trữ đều bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Thông điệp điện tử là các thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận lại và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bao gồm chứng từ điện tử, điện tín…
Có ít nhất 3 chủ thể tham gia trong hợp đồng thay vì 2
Với hợp đồng truyền thống thì chỉ cần 2 chủ thể là bên bán và bên mua. Nhưng với hợp đồng điện tử, bên cạnh 2 chủ thể bán và mua thì cần có chủ thể thứ 3 – chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.
Cơ quan chứng thực chữ ký điện tử đóng vai trò đảm bảo giá trị pháp lý cho hợp đồng.
Chủ thể thứ 3 không tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng điện tử mà chỉ có vai trò hỗ trợ đảm bảo hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và được thực hiện hiệu quả.
Giá trị pháp lý được đảm bảo
Luật Giao dịch điện tử 2005, Bộ luật Dân sự 2005.
Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử (tham khảo từ hệ thống văn bản chính phủ), tính pháp lý của hợp đồng điện tử được công nhận tương đương với hợp đồng truyền thống.
Phạm vi áp dụng
Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.
Hợp đồng điện tử không được áp dụng với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
Phương thức giao dịch
Hợp đồng điện tử giao dịch bằng phương tiện điện tử, được ký bằng chữ ký số.
Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: thiết lập một số nội dung hỗ trợ kết nối ký từ xa cho ứng dụng di động SafetySigning, gồm có:
. Cài đặt, thiết lập SafetySigning Server (xem hướng dẫn) / Remote Signer (xem hướng dẫn) hỗ trợ kết nối từ xa thiết bị chữ ký số để ký hợp đồng điện tử
Lưu ý: đơn vị chọn 1 trong 2 mô hình giải pháp này của TS24 để sử dụng
. Trên thiết bị di động cài đặt ứng dụng SafetySigning (xem hướng dẫn)
. Tạo nút ký số Home Assistant [Thông tin Cấu hình] (xem hướng dẫn) / tạo ký số RemoteSigner (xem hướng dẫn) trong ứng dụng di động SafetySigning
. Kết nối tài khoản Drive (xem hướng dẫn) trong ứng dụng di động SafetySigning
Bước 2: tạo cấu hình kết nối Google Drive trong hệ thống HR24
1. Vào mục Nhân viên
2. Chọn mở Cấu hình Drive > Hợp đồng lao động điện tử
3. Nhấn nút Tạo để tạo mới 1 cấu hình kết nối
4. Tên, Mã số thuế ký số SafetySigning theo cấu trúc <Mã số thuế của đơn vị>-HDLD. Ví dụ: 0309478306999-HDLD
5. Loại tài khoản Drive hỗ trợ tuỳ chọn dạng tài khoản kết nối theo Google Drive (Gmail) hoặc One Drive
6. Tài khoản đang sử dụng nhập tài khoản Gmail / One Drive đã thực hiện kết nối trong ứng dụng di động SafetySigning trước đó
7. Tuỳ chọn mở rộng chia sẻ thư mục, cấu hình mặc định được sử dụng trong hệ thống HR24
8. Nhấn chọn Lấy mã xác nhận để thực hiện xác thực quyền truy cập tài khoản Gmail với hệ thống Google / One Drive với hệ thống Microsoft
Kết nối thành công, trong ứng dụng di động SafetySigning sẽ xuất hiện thêm thư mục hợp đồng lao động trong Google Drive
Bước 3: trong hệ thống HR24 thực hiện khởi tạo, thiết lập một số thông tin cơ bản như khung giờ làm việc, phòng ban, vị trí công việc (xem hướng dẫn), công thức lương (xem hướng dẫn)
Bước 4: xác định trước các mẫu hợp đồng lao động trong hệ thống HR24, bộ phận nhân sự nên xác định trước các mẫu hợp đồng lao động theo yêu cầu của công ty
1. Vào mục Nhân viên
2. Chọn Mẫu hợp đồng
3. Khởi tạo, quản lý mẫu hợp đồng
4. Tuỳ chọn mẫu hợp đồng để xem nội dung chi tiết
Bước 5: Nạp danh sách nhân viên mới cần ký hợp đồng lao động, gửi thông tin hợp đồng lao động về email cho nhân viên
Xuất mẫu excel từ biểu mẫu để nhập đợt nhân viên mới cần ký hợp đồng lao động. Mẫu này phải bao gồm tất cả các thông tin liên quan cho nhân viên, như tên, chức vụ, mức lương, ngày bắt đầu làm việc…
1. Vào mục Nhân viên
2. Chọn Nạp hợp đồng
3. Tuỳ chọn tạo tập tin mẫu lưu về máy tính để thực hiện nhập danh sách nhân viên mới cần ký hợp đồng
4. Tuỳ chọn tải lên tập tin mẫu đã hoàn thành nhập liệu
5. Nhấn chọn Nạp để nạp danh sách từ tập tin mẫu vào hệ thống HR24
Kiểm tra danh sách nhân viên mới cần ký hợp đồng lao động
1. Vào mục Nhân viên
2. Chọn Hợp đồng
3. Danh sách nhân viên mới cần ký hợp đồng lao động; (cột Tình trạng ký thể hiện là Nháp, cột Trạng thái thể hiện là Mới)
Xem lại thông tin hợp đồng để đảm bảo thông tin trên hợp đồng đã chính xác; chọn gửi email các hợp đồng đến cho nhân viên
1. Nhấn chọn vào tên nhân viên để mở xem bảng thông tin lịch sử hợp đồng của nhân viên
2. Nhấn chọn biểu tượng mở rộng tại phần thông tin Lịch sử hợp đồng để mở bảng thông tin chi tiết về hợp đồng
3. Kiểm tra thông tin đã thiết lập của hợp đồng
4. Tuỳ chọn gửi email cho nhân viên
Gửi thành công, thông tin Tình trạng ký sẽ chuyển thành Đang chờ nhân viên ký tên
Bước 6: Người lao động ký kết hợp đồng lao động điện tử
Mở email chứa thông tin từ hệ thống, nhấp chọn liên kết để xem hợp đồng và ký điện tử ngay trên trình duyệt
1. Nhấn chọn Ký ngay trong nội dung email thông báo ký hợp đồng lao động
2. Chọn nút chức năng ký điện tử
3. Tuỳ chọn ký tay hoặc hình ảnh chữ ký của cá nhân đã lưu trước đó để ký
4. Thông báo nhân viên mới đã ký hợp đồng lao động thành công
Trường hợp nhân viên mới nếu đã được khởi tạo tài khoản nội bộ trong hệ thống HR24, có thể truy cập vào cổng thông tin cá nhân của tài khoản này (Hồ sơ của tôi), mở hợp đồng lao động để ký điện tử.
Sau khi nhân viên mới đã ký hợp đồng lao động, trong hệ thống HR24, bảng thông tin danh sách hợp đồng, cột Tình trạng ký sẽ chuyển thành Nhân viên đã ký
Sau khi nhân viên đã ký, bộ phận nhân sự sẽ xuất trình hợp đồng lao động cho Tổng giám đốc hoặc Giám đốc nhân sự.
Hợp đồng lao động lúc này sẽ được động đồng bộ lên Google Drive của đơn vị đã cấu hình trước đó
Bước 7: Đơn vị ký duyệt hợp đồng lao động
Trên ứng dụng di động SafetySigning có thêm mục mới là Hợp đồng lao động, tại đây sếp có thể ký duyệt hợp đồng lao động bằng chữ ký số dễ dàng thông qua Home Assistant hoặc RemoteSigner như các hồ sơ điện tử khác.
Mở thư mục chứa hợp đồng lao động
1. Vào Ký số
2. Trong danh mục Hồ sơ trình ký chọn Hợp đồng lao động
3. Tuỳ chọn thư mục mã số thuế lưu hợp đồng lao động cần ký duyệt
4. Danh sách hợp đồng lao động chờ ký duyệt
Thêm chữ ký điện tử của đơn vị, ký số bằng thiết bị chữ ký số hợp đồng lao động
1. Trong bảng Chưa ký, chọn mở hợp đồng lao động
2. Chọn biểu tượng chỉnh sửa, thêm chữ ký điện tử
3. Chữ ký điện tử sau khi đã thêm vào thành công
4. Chọn trở về danh sách trước đó
5. Tuỳ chọn ký số bằng thiết bị chữ ký số qua Home Assistant hoặc RemoteSigner
6. Hợp đồng lao động đã được ký số thành công sẽ chuyển sang bảng Đã ký
Trong hệ thống HR24, mở lại bảng thông tin lịch sử hợp đồng của nhân viên mới, nhấn chọn Tìm nạp hợp đồng từ Drive, Tình trạng ký sẽ chuyển trạng thái Phê duyệt, đồng thời hệ thống sẽ tự động thông báo qua email và cập nhật mẫu hợp đồng đã hoàn thành cho nhân viên qua email và tài khoản nội bộ của nhân viên.
Bài viết khác