Tổng quan
Nội dung bài viết hướng dẫn thực hiện tạo lịch họp trên hệ thống quản lý 2ez.
Hướng dẫn thực hiện
Vị trí chức năng:
(1) Chọn vào mục Lịch.
(2) Nhấn Thêm để thêm cuộc họp mới.
(3) Nhập tiêu đề của cuộc họp (Ví dụ: Họp kế hoạch tuần, Họp khối văn phòng tuần, Họp liên phòng ban tuần…).
(4) Tại ô Chọn người tham dự: Chọn người hoặc nhóm cần tham dự họp.
Có thể gửi thông báo qua Email hoặc SMS cho người tham dự.
Ở tab Chi tiết cuộc họp
(5) Thiết lập thời gian họp:
- Bắt đầu vào: Chọn ngày và giờ bắt đầu cuộc họp.
- Kết thúc vào: Chọn ngày và giờ kết thúc cuộc họp.
- Nếu là cuộc họp cả ngày, tích chọn Cả ngày.
(6) Nhà tổ chức: Hệ thống sẽ hiển thị người tạo cuộc họp.
(7) Thêm thông tin khác:
- Nhắc nhở: Thiết lập nhắc nhở trước giờ họp (nếu cần).
- Địa điểm: Ghi rõ địa điểm tổ chức họp (phòng họp, online, v.v.).
- URL cuộc họp: Nếu là họp online (Zoom, Google Meet,...), dán link tại đây.
- Từ khóa: Gắn từ khóa giúp dễ tra cứu.
(8) Đồng bộ hóa hồ sơ:
(9) Mô tả: Nhập thông tin chi tiết hơn về nội dung cuộc họp nếu cần.
Ở tab Tùy chọn:
(10) Định kỳ:
Đánh dấu chọn nếu người dùng muốn cuộc họp diễn ra lặp lại nhiều lần.
Khi tích chọn, các tùy chọn bên dưới sẽ hiện ra để bạn cấu hình lịch lặp.
(11) Nhập số lượng và chọn đơn vị thời gian để thiết lập chu kỳ lặp lại:
- Ngày: Họp lặp lại mỗi ngày (ví dụ: 1 ngày/lần).
- Tuần: Họp lặp lại mỗi tuần (ví dụ: họp thứ Hai hàng tuần).
- Tháng: Họp lặp theo tháng.
- Năm: Họp định kỳ theo năm.
Ví dụ: Nhập 1 và chọn Tuần: Họp mỗi tuần 1 lần.
(12) Lặp lại mỗi: Chọn các ngày cụ thể trong tuần nếu người dùng chọn định kỳ theo tuần.
(13) Cho đến: Chọn ngày kết thúc chuỗi họp định kỳ. Sau ngày này, cuộc họp sẽ không còn được lặp lại.
(14) Tính riêng tư: Tùy chọn này giúp kiểm soát quyền truy cập vào thông tin cuộc họp.
(15) Hiển thị là: Chọn trạng thái thể hiện của người tổ chức trong lịch:
- Bận: Hiển thị người dùng bận vào thời gian họp (người khác không thể đặt lịch chồng lên).
- Rảnh: Hiển thị người dùng vẫn có thể tham gia các sự kiện khác cùng lúc.
(16) Nhấn Lưu để lưu lại dữ liệu.
Giao diện sau khi thêm cuộc họp:
(1) Cuộc họp được hiển thị tại ô tương ứng với ngày và khung giờ đã chọn.
Khi nhấp vào tên cuộc họp trong ô giờ đã lên lịch, một hộp thông tin chi tiết sẽ hiển thị:
- Sửa: Để mở lại giao diện chỉnh sửa chi tiết cuộc họp.
- Xóa: Nhấn để xóa cuộc họp khỏi lịch.
(2) Phần hiển thị:
- Người tham dự: Người được mời tham dự cuộc họp mới xem được lịch họp đó.
- Xem lịch họp của bản thân người dùng.
- Lịch của mọi người: Xem lịch họp của mọi người trong hệ thống.