Tổng quan
Tất cả hồ sơ là trung tâm quản lý hồ sơ, nơi lưu trữ và sắp xếp tất cả các tệp tin, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, hoặc bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến doanh nghiệp. Đây là khu vực giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và quản lý hồ sơ một cách hiệu quả.
Nội dung bài viết hướng dẫn chức năng Tất cả hồ sơ trong hệ thống quản lý 2ez.
Hướng dẫn thực hiện
Vị trí chức năng:
(1) Vào mục Hồ sơ
(2) Chọn Tất cả hồ sơ
1. Giao diện chính: hiển thị các thông tin:
(1) Nút Tạo: để thêm hồ sơ vào hệ thống
(2) Thanh tìm kiếm: Tìm hồ sơ theo từ khóa hoặc bộ lọc.
(3) Bộ lọc và Nhóm: Lọc hồ sơ theo thư mục, loại file, ngày tạo, người sở hữu, v.v.
(4) Chế độ xem: Chuyển đổi giữa chế độ danh sách (list view) và chế độ ô lưới (kanban view).
(5) Hiển thị tất cả các hồ sơ ở chế độ xem danh sách. Mỗi hồ sơ sẽ có các thông tin: tên, mô hình hồ sơ, loại hồ sơ, dung lượng, công ty, tạo bởi… và có thể xem trước hồ sơ.
2. Thêm hồ sơ mới vào hệ thống
(1) Nhấn nút Tạo để thêm mới hồ sơ.
Nhập thông tin hồ sơ, bao gồm:
(2) Tên hồ sơ: Nhập tiêu đề hoặc mô tả ngắn gọn.
(3) Thư mục: Chọn thư mục phù hợp để lưu trữ hồ sơ.
(4) Loại: Chọn loại hồ sơ (PDF, Word, Excel, Hợp đồng, Báo cáo, v.v.).
(5) Thẻ hồ sơ: Thêm tag để dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
(6) Người dùng: Chọn người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ.
(7) Loại hồ sơ: Chọn Tập tin hoặc Liên kết URL.
(8) Nội dung tập tin: Nhấn vào Tải lên tập tin của bạn và chọn file từ máy tính.
(9) Ngày hết hạn: Nếu hồ sơ có thời gian hiệu lực, chọn ngày hết hạn.
(10) Thông báo ngày hết hạn: Tích chọn nếu cần thông báo ngày hết hạn của hồ sơ
(11) Nhấn Lưu để lưu lại dữ liệu đã tạo.
