Tổng quan
Nội dung bài viết hướng dẫn thực hiện tạo danh mục bộ dữ liệu và mẫu hồ sơ trên phần mềm ContractSigning.
Hướng dẫn thực hiện
I. Danh mục bộ dữ liệu: Thiết lập các trường dữ liệu có trong hồ sơ.
Vị trí mở chức năng: Trên thanh công cụ, chọn vào Hồ sơ > chọn Danh mục dữ liệu của tôi.
1. Tạo trường dữ liệu hồ sơ
(1) Nhấn Insert trên bàn phím hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trước chữ Insert để hiện bảng thông tin nhập bộ dữ liệu
(2) Nhập đầy đủ thông tin
(3) Bấm nút Chấp nhận.
(4) Bấm nút Chấp nhận lần nữa để thêm bộ dữ liệu.
(5) Dòng dữ liệu thể hiện sau khi đã thêm thông tin bộ dữ liệu.
(6) Bấm nút Tiếp tục.
2. Nhập trường dữ liệu
Có 3 cách nhập trường dữ liệu:
Cách 1:
- Để thêm/ xóa dòng nhập liệu có 2 cách:
- Nhấn nút Insert/ F11 trên bàn phím
- Nhấp chuột vào biểu tượng trước chữ Insert/ F11
- Nhập nhập dữ liệu vào Mã cột và Tên cột.
Cách 2: Sử dụng file mẫu để nhập trường dữ liệu và nạp file mẫu lên phần mềm.
Cách 3: Bấm vào Lấy dữ liệu từ thông tin người lao động, chọn thông tin từ bảng Thông tin chi tiết NLĐ đã có.
Sau khi có trường dữ liệu bấm nút Tiếp tục.
Lưu ý:
- Key: Bắt buộc phải chọn trường dữ liệu là số hoặc chữ và số không dấu.
- Mật khẩu: Người dùng chọn 1 trường dữ liệu để làm mật khẩu mã hóa khi gửi hồ sơ lao động qua mail.
3. Nhập dữ liệu
Có 2 cách nhập dữ liệu:
Cách 1:
Để thêm/ xóa dòng nhập liệu có 2 cách:
- Nhấn nút Insert/ F11 trên bàn phím
- Nhấp chuột vào biểu tượng trước chữ Insert/ F11
Nhập đầy đủ dữ liệu vào các cột trên form dữ liệu.
Cách 2:
Bấm vào File mẫu để tải file về, nhập dữ liệu trên file mẫu rồi nạp vào form dữ liệu.
Sau khi hoàn tất bấm nút Hoàn thành.
II. Danh mục biểu mẫu hồ sơ: Tạo các mẫu hồ sơ để sử dụng.
Vị trí mở chức năng: Trên thanh công cụ, chọn vào Hồ sơ > chọn Mẫu hồ sơ của tôi.
1. Tạo mẫu hồ sơ
(1) Nhấn Insert trên bàn phím hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trước chữ Insert để hiện bảng nhập thông tin mẫu hồ sơ.
(2) Nhập đầy đủ thông tin.
(3) Bấm nút Chấp nhận.
(4) Bấm nút Chấp nhận lần nữa để thêm mẫu hồ sơ.
(5) Dòng dữ liệu thể hiện sau khi đã thêm thông tin mẫu hồ sơ.
(6) Bấm nút Tiếp tục.
2. Chọn mẫu hồ sơ
Có 2 cách:
Cách 1: Chọn mẫu hồ sơ đã có trên máy tính (7):
Người dùng tích vào ô Sử dụng mẫu từ file trong máy tính, bấm chuột vào biểu tượng … để tìm mẫu và nạp vào.
Cách 2: Chọn mẫu hồ sơ trên phần mềm:
(8) Bấm chọn ở Loại Hồ sơ
(9) Chọn Mẫu điện tử. Nhấp đúp vào hình kính lúp để xem trước mẫu.
(10) Sau khi chọn mẫu hồ sơ, bấm nút Tiếp tục.
(11) Tích chọn Sử dụng bộ dữ liệu, chọn bộ dữ liệu.
(12) Nhấn Tiếp tục.
3. Soạn thảo hồ sơ
(1) Người dùng nhấp chuột trái chọn từng dữ liệu, kéo thả qua form hồ sơ (2) theo đúng vị trí.
(3) Bấm vào nút Xem trước kết quả để xem dữ liệu trước khi xuất hồ sơ.
Chèn tọa độ ký:
(4) Nhấp chuột phải vào vị trị cần chèn toạ độ ký trên mẫu hồ sơ.
(5) Chọn Chèn tọa độ ký.
(6) Vị trí khi chèn tọa độ ký có thể di chuyển tùy theo nhu cầu của người dùng.
(7) Bấm Hoàn thành để lưu dữ liệu.
(8) Nhấn Chấp nhận.
