Tổng quan
Nội dung bài viết hướng dẫn sử dụng chức năng Chép đè tài liệu khi thêm mới tài liệu trực tiếp trên DigiDokument.
Chức năng này cho phép người dùng thay thế nội dung của tài liệu hiện có bằng tài liệu mới, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng, đảm bảo dữ liệu được thay thế chính xác mà không cần tạo mới tài liệu khác.
Hướng dẫn thực hiện
Vị trí mở chức năng:
(1) Trên thanh trình đơn, vào mục Hồ sơ
(2) Chọn Quản lý hồ sơ
Người dùng có thể thêm tài liệu mới vào thư mục theo một trong hai cách:
- Cách 1: Nhấp chuột phải vào danh sách tài liệu, hoặc khoảng trống trong giao diện, chọn Thêm tài liệu.
- Cách 2: Nhấn nút Thêm mới tài liệu tại thanh chức năng phía dưới màn hình.
Khi thêm mới một tài liệu có trùng tên tài liệu và trùng tên tệp đính kèm với tài liệu đã tồn tại trong cùng thư mục, hệ thống sẽ xuất hiện giao diện Xác nhận hoặc Bỏ qua để người dùng lựa chọn có thực hiện chức năng Chép đè tài liệu hay không.
Tại giao diện Xác nhận hoặc Bỏ qua:
(1) Thông tin tệp đính kèm: Hiển thị số lượng tệp đính kèm của tài liệu được thêm mới (nếu có).
(2) Thay thế các tập tin đính kèm của tài liệu
• Tích chọn: Hệ thống sẽ chép đè tệp đính kèm hiện có của tài liệu bằng các tệp đính kèm của tài liệu mới.
• Không tích chọn (mặc định): Hệ thống không chép đè mà sẽ thêm mới tệp đính kèm trong tài liệu bị chép đó.
(3) Nút Xác nhận: Thực hiện chức năng Chép đè tài liệu theo tùy chọn đã chọn tại mục (2).
(4) Nút Bỏ qua: Không thực hiện chức năng chép đè. Hệ thống sẽ thêm mới một tài liệu có cùng tên trong thư mục hiện tại.
Lưu ý: Hộp thoại Xác nhận hoặc Bỏ qua chỉ hiển thị khi tài liệu được thêm mới có cùng tên tài liệu và cùng tên tệp đính kèm với tài liệu đã tồn tại trong cùng thư mục. Nếu không thỏa điều kiện này, hệ thống sẽ thêm mới tài liệu theo quy trình thông thường.