Tổng quan
Nội dung bài viết hướng dẫn chức năng quản lý tài liệu trên DigiDokument.
Đây là tính năng giúp người dùng tổ chức, lưu trữ và thao tác tài liệu một cách khoa học, đảm bảo thuận tiện trong việc tra cứu và chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc.
Trên DigiDokument, tài liệu được lưu trữ và quản lý theo Thư mục (Hồ sơ). Người dùng có thể thực hiện các thao tác chính như thêm mới, xem, chia sẻ và xoá tài liệu theo phân quyền được hệ thống thiết lập.
Để thao tác đúng cấu trúc và quản lý tài liệu hiệu quả, người dùng nên tham khảo trước bài viết Quản lý hồ sơ nhằm hiểu rõ cách tổ chức dữ liệu và quản lý Thư mục (Hồ sơ) trên hệ thống.
(Xem thêm bài viết: Quản lý hồ sơ
https://manuals.ts24.com.vn/vi/support/solutions/articles/16000231566
Hướng dẫn thực hiện
Vị trí mở chức năng:
(1) Trên thanh trình đơn, vào mục Hồ sơ
(2) Chọn Quản lý hồ sơ
1. Tìm kiếm tài liệu
- Chức năng cho phép người dùng tìm kiếm nhanh tài liệu trong Thư mục (Hồ sơ) đang được chọn.
- Nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm tài liệu – hồ sơ.
- Hệ thống hiển thị danh sách tài liệu phù hợp trong phạm vi thư mục hiện tại.
2 . Danh sách tài liệu
Khu vực hiển thị toàn bộ danh sách tài liệu thuộc Thư mục (Hồ sơ) đang chọn, bao gồm các thông tin: Tên tài liệu, Người sở hữu, Người ký, Ngày ký (gần nhất), Trạng thái…
3. Thêm mới tài liệu
Người dùng có thể thêm tài liệu mới vào thư mục theo một trong hai cách:
Cách 1: Nhấp chuột phải vào danh sách tài liệu, hoặc khoảng trống trong giao diện, chọn Thêm tài liệu.
Cách 2: Nhấn nút Thêm mới tài liệu tại thanh chức năng phía dưới màn hình.
4. Xoá tài liệu
Chức năng cho phép xoá tài liệu không còn sử dụng trong thư mục.
(1) Nhấp chuột phải vào dòng tài liệu cần xoá
(2) Chọn Xoá tài liệu
(3) Chọn Có để xác nhận thao tác
5. Chia sẻ dữ liệu lên Cloud
Chức năng cho phép chia sẻ tài liệu lên Cloud để đồng bộ hoặc sử dụng ở các hệ thống khác.
(1) Tích chọn tài liệu cần chia sẻ tại cột Chọn
(2) Nhấn nút Chia sẻ
(3) Chọn tài khoản cần chia sẻ
(4) Nhấn Chia sẻ
6. Tải tài liệu được chia sẻ từ Cloud
Chức năng cho phép tải các tài liệu đã được chia sẻ từ Cloud về hệ thống.
(1) Chọn Lấy thông tin tài liệu được chia sẻ
(2) Nhấn nút Lấy danh sách file được chia sẻ
(3) Tích chọn tài liệu cần lấy về
(4) Chọn Tải file và lưu file vào hệ thống
