Tổng quan
Tất cả tài liệu là trung tâm quản lý tài liệu, nơi lưu trữ và sắp xếp tất cả các tệp tin, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan đến doanh nghiệp. Đây là khu vực giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
Nội dung bài viết hướng dẫn chức năng Tất cả tài liệu trong hệ thống quản lý 2ez.
Hướng dẫn thực hiện
Vị trí chức năng: Tài liệu > Tất cả tài liệu
1. Giao diện chính: hiển thị các thông tin:
(1) Nút Tạo: để thêm tài liệu vào hệ thống
(2) Thanh tìm kiếm: Tìm tài liệu theo từ khóa hoặc bộ lọc.
(3) Bộ lọc và Nhóm: Lọc tài liệu theo thư mục, loại file, ngày tạo, người sở hữu, v.v.
(4) Chế độ xem: Chuyển đổi giữa chế độ danh sách (list view) và chế độ ô lưới (kanban view).
(5) Hiển thị tất cả các tài liệu ở chế độ xem danh sách. Mỗi tài liệu sẽ có các thông tin: tên, mô hình tài liệu, loại tài liệu, dung lượng, công ty, tạo bởi… và có thể xem trước tài liệu.
2. Thêm tài liệu mới vào hệ thống
(1) Nhấn nút Tạo để thêm mới tài liệu.
Nhập thông tin tài liệu, bao gồm:
(2) Tên tài liệu: Nhập tiêu đề hoặc mô tả ngắn gọn.
(3) Thư mục: Chọn thư mục phù hợp để lưu trữ tài liệu.
(4) Loại: Chọn loại tài liệu (PDF, Word, Excel, Hợp đồng, Báo cáo, v.v.).
(5) Thẻ tài liệu: Thêm tag để dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
(6) Người dùng: Chọn người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu.
(7) Loại tài liệu: Chọn Tập tin hoặc Liên kết URL.
(8) Tải tệp lên: Nhấn vào "Tải lên tập tin của bạn" và chọn file từ máy tính.
(9) Ngày hết hạn: Nếu tài liệu có thời gian hiệu lực, chọn ngày hết hạn.
(10) Thông báo ngày hết hạn: Tích chọn nếu cần thông báo ngày hết hạn của tài liệu
(11) Công ty: Chọn công ty nếu có nhiều công ty trong hệ thống.
(12) Là tài liệu chung: Tích chọn nếu tài liệu cần chia sẻ cho toàn bộ công ty.
(13) Nhấn Lưu để lưu lại dữ liệu đã tạo.
