Tổng quan
Chức năng Quản lý nhóm người dùng trên DigiDokument cho phép tạo lập, quản lý nhóm người dùng và quản lý cấu hình phân quyền tương ứng. Chức năng này nhằm đảm bảo việc kiểm soát quyền truy cập đúng vai trò, tăng cường an toàn thông tin và hỗ trợ quản trị hệ thống một cách hiệu quả.
Đối tượng áp dụng: Người dùng có quyền Admin và Manager.
Hướng dẫn thực hiện
Vị trí mở chức năng:
(1) Trên thanh trình đơn, vào mục Danh mục
(2) Chọn Nhóm người dùng
Giao diện Nhóm người dùng:
I. Thêm nhóm người dùng
1 . Tên nhóm người dùng
- Là tên định danh của nhóm người dùng.
- Bắt buộc nhập và không được trùng với các nhóm đã tồn tại trong hệ thống.
2. Phòng ban/ bộ phận
- Một phòng ban có thể được sử dụng cho nhiều nhóm người dùng khác nhau.
- Một nhóm người dùng chỉ được gắn với một phòng ban duy nhất, tương ứng với một nhóm quyền cụ thể.
3. Các nút chức năng
3.1 Thêm mới: Dùng để khởi tạo nhóm người dùng mới.
(1) Nhấn Thêm mới nhóm để khởi tạo nhóm người dùng mới.
(2) Hệ thống sẽ xóa trắng toàn bộ các trường nhập liệu (textbox) để người dùng nhập thông tin mới.
(3) Tích chọn một loại phân quyền. (Xem thêm mục II của bài viết này).
(4) Nhấn Lưu thông tin.
Lưu ý:
Trường hợp không nhấn Thêm mới mà nhập hoặc thay đổi thông tin và nhấn Lưu thì hệ thống sẽ hiểu là đang thay đổi thông tin của nhóm người dùng đang được chọn.
3.2 Lưu thông tin: Nhấn để lưu thông tin sau khi đã thêm mới/ thay đổi thông tin nhóm người dùng
3.3 Xóa: Nhấn để xóa nhóm người dùng đang được chọn trên lưới danh sách.
II. Danh sách quyền
Khi tạo mới nhóm người dùng, bắt buộc phải chọn một loại phân quyền. Hệ thống hỗ trợ các loại quyền sau:
1. Quyền thao tác Chức năng
- Xác định các thao tác mà nhóm người dùng được phép thực hiện trên hệ thống.
- Bao gồm các quyền như: Thêm, Xóa, Chia sẻ, Đồng bộ,… ở các Form tương ứng trong Hồ sơ.
2. Quyền vai trò người dùng
- Quyền được xem hồ sơ/ tài liệu của người dùng.
- Bắt buộc chọn và chỉ được chọn một quyền cho mỗi nhóm.
- Các loại quyền bao gồm:
- Quyền Quản trị: Người dùng được xem toàn bộ hồ sơ/tài liệu của tất cả người dùng trong hệ thống.
- Người dùng: Người dùng chỉ được xem hồ sơ/tài liệu của chính mình.
- Trưởng phòng: Người dùng được xem toàn bộ hồ sơ/ tài liệu của các người dùng thuộc phòng ban của mình, không được xem hồ sơ của phòng ban khác.
3. Quyền truy cập
Xác định các mục được hiển thị hoặc không hiển thị trong nhóm menu Hồ sơ trên menu chính.
Lưu ý:
Đối với người dùng khi đăng nhập ban đầu chưa gán phân quyền sẽ không thấy được các mục trong Hồ sơ.