Tổng quan
Nội dung bài viết hướng dẫn cách tạo và trình ký hồ sơ trên ứng dụng SafetySigning.
Để thực hiện, trước đó cần cấu hình kết nối Konect24 - CS Helper.
https://manuals.ts24.com.vn/vi/support/solutions/articles/16000219111
Hướng dẫn thực hiện
Khởi động và duy trì hoạt động của phần mềm Konect24 trên máy tính.
Trên thiết bị di động, vào ứng dụng SafetySigning:
(1) Vào chức năng Kyso
(2) Chọn TS24 ID
(3) Chọn ContratSigning
1. Tạo hồ sơ
(1) Truy cập vào mục Theo dõi trình ký trên thanh công cụ.
(2) Chọn Tạo hồ sơ để bắt đầu quy trình khởi tạo hồ sơ cần ký.
(3) Trong giao diện Chọn hồ sơ cần ký, tại mục Hồ sơ chính, người dùng có 2 lựa chọn:
- Tạo hồ sơ mới: Tiếp tục thực hiện các thao tác từ (4) đến (11).
- Tải lên hồ sơ có sẵn từ thiết bị: Bỏ qua các bước tạo file ảnh và chuyển thẳng đến (9).
- Trường hợp chọn Tạo hồ sơ mới:
(4) Nhấn vào khung Thêm trang để bắt đầu tạo tài liệu.
(5) Tại đây người dùng có thể chọn Thêm ảnh từ máy ảnh (chụp trực tiếp) hoặc Chọn ảnh từ thư viện.
(6) Sau khi chọn ảnh, hệ thống hiển thị bản xem trước, nhấn Tạo hồ sơ.
(7) Đặt tên tệp tin PDF phù hợp để lưu trữ dễ tìm kiếm.
(8) Nhấn tiếp tục Tạo hồ sơ để hoàn tất việc tạo hồ sơ chính từ ảnh.
- Trường hợp chọn Tải lên hồ sơ
Nếu người dùng chọn Tải lên hồ sơ ở bước (3), hệ thống sẽ mở giao diện duyệt tệp.
Chọn tệp PDF từ thiết bị, hệ thống sẽ chuyển sang bước đặt thông tin hồ sơ (9).
(9) Nhập các thông tin cần thiết cho hồ sơ:
- Tên hồ sơ: Nhập tên hồ sơ
- Loại hồ sơ: Chọn từ danh sách
- Mã hồ sơ: Ghi rõ mã hồ sơ
(10) Thêm Hồ sơ giải trình (nếu có), tại đây cũng có hai lựa chọn:
- Tải lên hồ sơ giải trình có sẵn
- Tạo hồ sơ giải trình mới
Thao tác tương tự các bước đã thực hiện để tạo hồ sơ chính.
(11) Kiểm tra lại thông tin, chọn Tiếp tục.
2. Trình ký hồ sơ
Trong bước thiết lập quy trình ký, người dùng có thể lựa chọn một trong hai cách để thêm người ký:
- Thêm người ký thủ công (tự chọn từng người).
- Thêm nhanh từ danh mục trình ký đã thiết lập trước ở ContractSigning.
2.1 Thêm người ký
(1) Trong giao diện Thiết lập quy trình ký, chọn Thêm người ký.
(2) Tại màn hình thêm tài khoản ký duyệt: Nhập trực tiếp các thông tin tài khoản, hoặc nhấn biểu tượng kính lúp để tìm tài khoản ký.
(3) Chọn kết nối Konect24 - CS Helper từ danh sách thiết bị được kết nối, nhấn Đồng ý.
(4) Hệ thống hiển thị danh sách tài khoản trong tổ chức. Chọn người ký phù hợp và nhấn Đồng ý.
(5) Thông tin chi tiết của người ký được hiển thị: Email, họ tên, mã số thuế, chức vụ, hình thức ký (Ký số hoặc Ký điện tử).
Xác nhận thông tin và nhấn nút Lưu tài khoản để hoàn tất thêm người ký vào quy trình.
(6) Sau khi thêm người ký, hệ thống sẽ hiện giao diện danh sách người ký.
Người dùng có thể:
- Bật/ tắt đính kèm email
- Bật/ tắt mã hóa hồ sơ
- Nhập thời hạn ký hoặc ghi chú (nếu cần)
- Tích chọn Áp dụng cho tất cả nếu cùng nội dung ghi chú
Sau đó nhấn Tiếp tục.
(7) Ở bước xác nhận hồ sơ trình ký, nhấn vào nút Lưu danh mục trình ký.
(8) Đặt tên cho bộ trình ký:
- Mã danh mục trình ký
- Tên danh mục trình ký
Nhấn Đồng ý để lưu.
(9) Kiểm tra lại toàn bộ thông tin: Hồ sơ chính, Hồ sơ giải trình (nếu có), Danh sách người ký. Nhấn Gửi hồ sơ.
(10) Hệ thống hiển thị lựa chọn phương thức gửi:
- Gửi hồ sơ qua ContractSigning và Cloud24
- Chỉ gửi hồ sơ lên Cloud24
Chọn phương thức phù hợp rồi nhấn Đồng ý để hoàn tất.
2.2 Thêm nhanh
(1) Tại giao diện Thiết lập quy trình ký, chọn nút Thêm nhanh
(2) Chọn kết nối Konect24 - CS Helper từ danh sách thiết bị được kết nối, nhấn Đồng ý.
(3) Danh mục trình ký sẵn có sẽ hiện ra. Lựa chọn danh mục phù hợp, nhấn Đồng ý.
(4) Hệ thống hiển thị giao diện danh sách người ký:
Người dùng có thể:
- Bật/ tắt đính kèm email
- Bật/ tắt mã hóa hồ sơ
- Nhập thời hạn ký hoặc ghi chú (nếu cần)
- Tích chọn Áp dụng cho tất cả nếu cùng nội dung ghi chú
Sau đó nhấn Tiếp tục.
(5) Kiểm tra lại toàn bộ thông tin hồ sơ: Hồ sơ chính, Hồ sơ giải trình (nếu có), Danh sách người ký. Nhấn Gửi hồ sơ.
(6) Hệ thống hiển thị lựa chọn phương thức gửi:
- Gửi hồ sơ qua ContractSigning và Cloud24
- Chỉ gửi hồ sơ lên Cloud24
Chọn phương thức phù hợp rồi nhấn Đồng ý để hoàn tất.
