Tổng quan
Nội dung bài viết hướng dẫn cách thực hiện ký hợp đồng điện tử trong ứng dụng di động SafetySigning
Khái niệm về hợp động điện tử
Theo quy định tại Điều 33 và Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2005, định nghĩa hợp đồng điện tử được ghi:
Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.
Như vậy, đây là loại hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học,… Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản truyền thống.
Đặc điểm hợp đồng điện tử
Thực hiện giao kết bằng thông điệp điện tử
Việc giao kết, đề nghị giao kết, thực hiện giao kết, lưu trữ đều bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Thông điệp điện tử là các thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận lại và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bao gồm chứng từ điện tử, điện tín…
Có ít nhất 3 chủ thể tham gia trong hợp đồng thay vì 2
Với hợp đồng truyền thống thì chỉ cần 2 chủ thể là bên bán và bên mua. Nhưng với hợp đồng điện tử, bên cạnh 2 chủ thể bán và mua thì cần có chủ thể thứ 3 – chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.
Cơ quan chứng thực chữ ký điện tử đóng vai trò đảm bảo giá trị pháp lý cho hợp đồng.
Chủ thể thứ 3 không tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng điện tử mà chỉ có vai trò hỗ trợ đảm bảo hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và được thực hiện hiệu quả.
Giá trị pháp lý được đảm bảo
Luật Giao dịch điện tử 2005, Bộ luật Dân sự 2005.
Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử (tham khảo từ hệ thống văn bản chính phủ), tính pháp lý của hợp đồng điện tử được công nhận tương đương với hợp đồng truyền thống.
Phạm vi áp dụng
Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.
Hợp đồng điện tử không được áp dụng với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
Phương thức giao dịch
Hợp đồng điện tử giao dịch bằng phương tiện điện tử, được ký bằng chữ ký số.
Ví dụ mẫu về ký hợp đồng điện tử qua ứng dụng di động SafetySigning:
Công ty Alpha Test (Bên A) ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ chữ ký số SAFECA do Công ty Cổ phần Chứng số An Toàn (Bên B) cung cấp;
Thông tin đơn vị:
Bên A (Bên sử dụng dịch vụ)
Tên công ty: Công ty Alpha Test
Mã số thuế: 0309478306555
Bên B (Bên cung cấp dịch vụ)
Tên công ty: Công ty Cổ phần Chứng số An Toàn
Mã số thuế: 0309478306999
Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: đơn vị thực hiện soạn thảo, thống nhất nội dung hợp đồng cần ký kết; xuất nội dung văn bản thành tập tin dạng *.pdf
Bước 2: cài đặt, thiết lập SafetySigning Server (xem hướng dẫn) / Remote Signer (xem hướng dẫn) hỗ trợ kết nối từ xa thiết bị chữ ký số để ký hợp đồng điện tử
Lưu ý: đơn vị chọn 1 trong 2 mô hình giải pháp này của TS24 để sử dụng
Bước 3: trên thiết bị di động cài đặt ứng dụng SafetySigning (xem hướng dẫn)
Bước 4: tạo nút ký số Home Assistant [Thông tin Cấu hình] (xem hướng dẫn) / tạo ký số RemoteSigner (xem hướng dẫn) trong ứng dụng di động SafetySigning
Tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể được ký kết, chữ ký của đơn vị có thể nằm về bên trái hoặc bên phải trên nội dung hợp đồng; để thuận tiện trong quá trình sử dụng, đơn vị nên tạo sẵn thông tin 2 chữ ký số tương ứng theo vị trí cần thể hiện trên hợp đồng.
Bước 5: kết nối tài khoản Google Drive (xem hướng dẫn) trong ứng dụng di động SafetySigning
Bước 6: tạo thư mục chia sẻ giữa 2 đơn vị trong Google Drive trên ứng dụng di động SafetySgning:
1. Vào bảng Ký số
2. Trong nhóm Hồ sơ trình ký, chọn vào Hợp đồng kinh tế
3. Nhấn biểu tượng + > chọn + Thêm mã số thuế
4. Đặt tên thư mục theo cú pháp <Mã số thuế của đơn vị>-<Mã số thuế của đối tác>(*)
5. Tuỳ chọn biểu tượng chia sẻ thư mục vừa khởi tạo (*)
6. Nhập Gmail của đối tác, nhấn +; tuỳ chỉnh quyền cho phép Chỉnh sửa, nhập thêm tin nhắn (nếu có) và nhấn chọn Chia sẻ (*)
(*) Việc đặt tên thư mục theo mã số thuế tuỳ thuộc vào tài khoản đang thiết lập; nếu tài khoản của bên sử dụng dịch vụ (Bên A) đang khởi tạo thì thông tin <Mã số thuế của đối tác> sẽ là mã số thuế của bên cung cấp dịch vụ (Bên B) và ngược lại
Dựa theo thông tin ví dụ mẫu trong tài liệu hướng dẫn này, thì cách tạo thư mục như sau:
Bên sử dụng dịch vụ (Bên A): tạo, chia sẻ thư mục 0309478306555-0309478306999
Bên cung cấp dụng dịch vụ (Bên B): tạo, chia sẻ thư mục 0309478306999-0309478306555
Bước 7: Thêm chữ ký điện tử vào hợp đồng điện tử
Tuỳ tình hình thực tế, 1 trong 2 bên sẽ đưa hợp đồng điện tử vào Google Drive để ký trước, sau đó báo gửi cho bên đối tác thực hiện ký tiếp tục.
Bước hướng dẫn này hướng dẫn cách thêm chữ ký điện tử là hình ảnh con dấu của đơn vị, chữ ký của người đại diện pháp luật vào tập tin hợp đồng điện tử.
Cần thực hiện nội dung này trước khi 2 bên đơn vị thực hiện ký số bằng thiết bị chữ ký số vào hợp đồng điện tử (*)
(*) Nếu đã thực hiện ký số bằng thiết bị chữ ký số, tập tin sẽ không thể chỉnh sửa / thêm nội dung khác vào được nữa
Bên A thêm chữ ký điện tử
Mở tập tin hợp đồng điện tử
1. Vào bảng Ký số
2. Trong nhóm Hồ sơ trình ký, chọn vào Hợp đồng kinh tế
3. Vào thư mục có cấu trúc mã số thuế 2 đơn vị cần thực hiện ký hợp đồng với nhau
4. Nhấn chọn biểu tượng + để thêm tập tin hợp đồng điện tử vào danh sách
5. Tập tin hợp đồng điện tử sau khi đã thêm vào danh sách thành công
Thêm thông tin chữ ký điện tử
1. Chọn mở tập tin trong danh sách
2. Di chuyển đến nội dung cần thêm chữ ký điện tử
3. Nhấn chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây viết)
4. Chọn chức năng Thêm chữ ký, thêm hình ảnh chữ ký đã khởi tạo trước đó / hình ảnh từ bộ sưu tập trên điện thoại
5. Thông tin chữ ký điện tử sau khi được thêm vào thành công
Hoàn tất việc thực hiện, Bên A cần thông báo với Bên B để có thể lấy tập tin này về Google Drive, tiếp tục thực hiện thêm chữ ký điện tử
Bên B thêm chữ ký điện tử
Lấy tập tin hợp đồng điện tử Bên A đã thêm chữ ký điện tử
1. Vào bảng Ký điện tử
2. Chọn mở Google Drive
3. Vào thư mục Được chia sẻ
4. Vào thư mục có cấu trúc mã số thuế 2 đơn vị cần thực hiện ký hợp đồng với nhau (đã được đối tác chia sẻ)
4. Vào thư mục CHUAKY
5. Nhấn chọn biểu tượng Mở rộng (:), chọn chức năng Tải lên Hợp đồng kinh tế (ký số)
Mở tập tin hợp đồng điện tử
1. Vào bảng Ký số
2. Trong nhóm Hồ sơ trình ký, chọn vào Hợp đồng kinh tế
3. Vào thư mục có cấu trúc mã số thuế 2 đơn vị cần thực hiện ký hợp đồng với nhau
4. Nhấn chọn mở tập tin cần thêm chữ ký điện tử
Thêm thông tin chữ ký điện tử
1. Chọn mở tập tin trong danh sách
2. Di chuyển đến nội dung cần thêm chữ ký điện tử
3. Nhấn chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây viết)
4. Chọn chức năng Thêm chữ ký, thêm hình ảnh chữ ký đã khởi tạo trước đó / hình ảnh từ bộ sưu tập trên điện thoại
5. Thông tin chữ ký điện tử sau khi được thêm vào thành công
Bước 8: Ký số tập tin hợp đồng điện tử
Sau khi Bên B thêm thông tin chữ ký điện tử thành công, thực hiện ký số hợp đồng điện tử
1. Nhấn chọn mũi tên để trở về trang Chưa ký
2. Chọn chức năng Ký ngay Home Assistant / Ký ngay RemoteSigner (tuỳ theo mô hình ký số đơn vị đã lựa chọn cấu hình trước đó)
3. Chọn chữ ký số tương ứng theo vị trí cần ký trên hợp đồng điện tử
4. Hợp đồng điện tử được ký thành công sẽ chuyển vị trí sang trang Đã ký
Hoàn tất việc thực hiện, Bên B thông báo với Bên A để có thể lấy tập tin này về Google Drive, tiếp tục ký số hợp đồng điện tử;
Việc lấy tập tin hợp đồng điện tử, thực hiện giống như nội dung hướng dẫn tại Bước 7, gồm:
. Bên A truy cập thư mục chia sẻ trên Google Drive
. Lưu tập tin hợp đồng điện tử về thư mục Hồ sơ Khác để thực hiện ký số
Hợp đồng điện tử hoàn thành ký số bởi 2 bên, tại giao diện hồ sơ Đã ký, có thể tuỳ chọn chuyển tập tin về Hồ sơ Lưu trữ trên Google Drive hoặc tải về thiết bị di động.
Bài viết khác